Les délais de paiement en entreprises : définitions, modalités de fonctionnement, recours.

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Afin de maintenir l’entreprise dans une bonne situation financière, des critères doivent être remplis. Ces critères peuvent être remplis sur le moyen et sur le long terme (élaboration du business plan, levée de fonds, budget prévisionnel, avantages fiscaux, etc.). Ces critères peuvent aussi être remplis sur le court terme (gestion de trésorerie, facturation, suivi des encaissements). La législation est venue réglementée les délais de paiement entre professionnels afin de préserver la compétitivité des entreprises.

Le délai de paiement est la durée prévue dans un contrat commercial entre la date de facturation d’un bien ou service et le paiement par le client. Le délai de paiement est souvent sujet à des violations malgré le fait qu’il ait été fixé par le Code du Commerce ainsi que le Code de la Commande publique. La bonne santé financière d’une entreprise dépend du respect du paiement dans les délais prévus par la loi. Tout retard dans les délais de paiement impactera négativement la santé financière de l’entreprise. La maîtrise et le respect de ces délais passeront par une bonne gestion du poste client.

Les personnes concernées par les délais d’entreprises.

Les relations interentreprises spécialisées dans les activités de production, de distribution, et/ou de services, tout acheteur ou demandeur de prestations de services qui conclue le contrat pour son activité professionnelle.

Les raisons de la mise en place d’un délai de paiement.

Il existe trois types de paiement.

    • Le paiement comptant. Dans ce cas, le paiement est obligatoire au jour de la livraison du bien ou à la réalisation de la prestation de services.

    • Le paiement à réception. Ce type de paiement est effectué dans un délai d’une semaine, le temps de réceptionner la facture y correspondant.

  • Le paiement avec délai par défaut. Ce type de paiement est utilisé lorsque le contrat est silencieux. Le débiteur devra procéder au paiement dans un délai de 30 jours à compter de la date de livraison ou de la date d’exécution de la prestation. Le point de départ de ce délai va varier selon que la livraison de marchandises ait ou non été importées en outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Mayotte, La Réunion ou encore Saint-Martin). Dans cette éventualité très spécifique, le délai ne commence à courir qu’à partir de la date de dédouanement de la cargaison au port d’arrivée.
  • Le délai de paiement est impérativement mentionné au sein des conditions générales de vente. Par exception, le paiement peut être réalisé avec délai par défaut et sur la facture.

Concomitamment, à ces paiements (et délais de paiement) « généraux », il y a d’autres délais qu’on appelle « dérogatoires » ou « spécifiques ».

Cela est le cas, notamment lors du paiement avec délai négocié. Cette éventualité correspond à la situation envisagée au préalable, au sein des conditions générales de vente ou votre contrat, corroboré d’un délai spécifique de paiement.

Ce type de délai ne peut pas dépasser 60 jours calendaires courant à compter de la date d’émission de la facture.

Le règlement des factures en fin de mois, à « 45 jours ».

Néanmoins, lorsque les conditions générales de vente ou du contrat le prévoient, il est envisageable de réduire le délai des 60 jours maximum à 45 jours en « fin de mois ». Ces possibilités entraînent plusieurs conséquences sur le fondement de deux méthodes différentes.

La première méthode consiste à ajouter 45 jours à la fin du mois lors de l’émission de la facture.

La seconde méthode consiste à ajouter 45 jours à compter de la date exacte d’émission de la facture. La date limite de paiement est fixée à la fin du mois qui se termine au bout de 45 jours.

Si le délai du paiement avec délai négocié est dépassé alors des délais spéciaux sont mis en place. Ces délais spéciaux sont fonction de la nature de l’activité exercée, de la nature des produits concernés.

Les sanctions du retard dans les délais de paiement entre entreprises.
Les pénalités de retard.

En 2021, les délais de paiement, clients et fournisseurs, ont diminué (Bulletin Banque de France janvier février 2023). « Les délais de règlement des fournisseurs reculent d’un jour, à 48.3 jours d’achats, contre 49.3 jours un an plus tôt ». Toutes les tailles d’entreprises, de pratiquement tous les secteurs, connaissent une amélioration, excepter les hébergements et la restauration où la tendance est à la détérioration.

Les PME sont la meilleure des illustrations. Elles écopent, néanmoins, des conséquences des mauvais comportements des entreprises. En effet, environ ¾ des PME régularisent le paiement de leurs factures en moins de 60 jours. Les PME continuent à être catégorisées comme la forme d’entreprise la plus pénalisée par les retards de paiement.

Les conséquences négatives sur la trésorerie ont été évaluées à un montant de 12 milliards d’euros en 2021. A l’opposé, la fraction des grandes entreprises qui régularisent les factures dues à leurs fournisseurs, avant 60 jours, a diminué entre 2020 et 2021, pour atteindre 40 %. Elles profitent ainsi d’un surplus de trésorerie d’un montant égal à 16 milliards d’euros.

Lorsqu’il existe des retards dans le paiement de la facture, des pénalités peuvent s’appliquer, à compter du dépassement de la date limite de paiement, à la condition qu’elles soient expressément prévues dans les conditions générales de vente.

Plus précisément, les pénalités de retard vont être prononcées au lendemain de la date d’échéance de la facture, soit le 31e jour qui suit la date de réception des marchandises ou la fin de la réalisation d’une prestation dans l’éventualité d’un délai standard.

Les conditions générales de vente fixent les conditions d’application des pénalités de retard ainsi que le taux d’intérêt des pénalités prévus lors des retards de paiement. Le taux est appliqué au montant TTC et la TVA n’est pas ajoutée aux pénalités.

Le calcul de ces pénalités se fait sur la base de leur report dans le contrat. Ledit contrat ne peut pas fixer un taux de pénalités de retard inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal.

Dans l’éventualité, où un taux de pénalités de retard n’a pas été prévu dans les conditions générales de ventes ou les factures, alors il est possible de recourir au taux de pénalités fixés par la Banque centrale européenne lors de son opération de refinancement la plus récente, majorée de 10 points de pourcentage « taux REF ».

Au 2 février 2023, la BCE a augmenté son taux directeur afin de le fixer à 3 %, dans le cadre de sa lutte contre l’inflation. Le taux d’intérêt des pénalités de retard est ainsi fixé à 13 %. Le taux d’intérêt des pénalités, peut être plus bas que le taux directeur, dans la limite de 6,18 % (depuis le 1er janvier 2023). Ce taux minimal correspond à 3 fois le taux d’intérêt légal.

Au surplus de ces pénalités, un versement d’une indemnité forfaitaire de 40 € doit être versé dans le cadre de tout retard de paiement. Cette indemnité forfaitaire de 40 € est versée par le créancier afin de couvrir les frais de recouvrement de son fournisseur. Cette disposition légale concerne les activités soumises au Code de commerce. Elle ne diffère pas selon le montant de l’impayé. Elle est due après la date d’échéance de la facture et n’est pas soumise à la TVA.

L’indemnité pour frais de recouvrement

Les conditions de règlement et les factures peuvent prévoir des pénalités de retard, sur la base d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement qui s’élève à un montant de 40 euros.

Cette indemnité est exigible à compter du premier jour de retard de paiement, à l’instar des pénalités de retard.

Il convient de noter la présence légale d’une exception à cette règle. Cette exception est l’éventualité dans laquelle le mauvais payeur est placé en sauvegarde, en redressement, ou en liquidation judiciaire. Cette procédure interdit le paiement.

En somme, outrepasser les délais ou appliquer des pénalités de retard qui ne sont pas prévues, par les conditions générales de vente, exposent les entrepreneur-e-s, à une amende administrative de nature pécuniaire d’un montant s’élevant soit à 75 000 euros pour les personnes physiques (150 000 euros en cas de récidives), soit à 2 millions pour une personne morale (4 millions en cas de récidives).

L’allongement du délai entre la livraison d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation et le recouvrement de la facture correspondante, influent de manière proportionnelle, sur l’état de la trésorerie de l’entreprise. Le défi à relever est la réduction de ce délai dans la mesure du possible.

Dans cette visée, il est primordial de suivre avec minutie le poste client. Par définition, le poste client est l’ensemble des règlements qui sont en attente de paiement.

Audit Experts vous propose quelques astuces en vue d’une gestion de qualité :

    • La facturation des prestations réalisées ou des marchandises livrées immédiatement après qu’elles ont été effectuées.*
    •  La sécurisation des paiements par la mise en place de prélèvements automatiques pour les règlements réguliers.
    • La relance des clients à compter de l’arrivée à échéance de la facture. La relance peut être faite par téléphone, mél, ou envoi d’une lettre de relance. L’entreprise peut procéder à une relance préventive sans avoir à attendre la date d’échéance. La visée est de ne pas entraver le paiement jusqu’à l’arrivée à échéance de la facture, de contrôler si le client a été informé de l’ensemble des informations nécessaires au règlement de sa facture, et e disposer de la part de l’engagement du client sur la date de paiement. La relance préventive permet également de parfaire la relation avec le client via la réception de la livraison /ou prestation de manière conforme à ses attentes, afin d’engager les discussions portant sur cette relation commerciale.

Les solutions amiables ou judiciaires dans le cas du non-respect des délais.

La priorisation du recours à la solution amiable en cas d’impayé afin d’entretenir des relations commerciales de qualité avec le client. Dans l’éventualité de l’omission du paiement de la facture ou de la rencontre des difficultés passagères, il est possible d’échelonner les versements.

Dans l’éventualité où la relance est vaine dans le cas du dépassement du délai, des mesures du type de la mise en demeure pour facture impayée, – à travers la rédaction d’une lettre recommandée précisant un dernier délai, afin de régler la facture -, le recours à une action judiciaire (recouvrement, requête d’injonction de payer, référé-provision, assignement en paiement, etc.) doivent être pris en estime.  

Le recours à l’affacturage afin d’anticiper le règlement des factures

La gestion du poste client peut être attribuée à un factor, – on parle aussi d’affactureur -. La mission du factor est de recouvrer des créances arrivées à échéance en contrepartie d’une commission définie dans le contrat d’affacturage. Le factor prend sous sa responsabilité la mission d’effectuer les relances nécessaires.

A la lumière de l’ensemble des postulats expliqués que l’entreprise sera libérée des aléas des délais de paiement de ses clients afin de pouvoir se focaliser sur son activité principale et de jouir d’une meilleure visibilité sur sa trésorerie. L’ensemble des moyens pécuniaires disponibles va nourrir le besoin en fonds de roulement de l’entreprise, affronter les dépenses courantes et les investissements.