Tout savoir sur la gestion des congés payés en entreprise

Au lieu de jours ouvrables, on peut aussi faire un calcul en :

–          Jours ouvrés : semaine uniquement comprise du lundi au vendredi. Les salariés acquièrent alors 2.0833 jours de congé par jour de travail

–          Jours calendaires : on tient compte de tous les jours, allant du lundi au dimanche. Le calcul des droits aux congés payés se fait alors sur 2.9167 jours de congés par jour de travail

1.2. Cas pratique

Prenons la situation de Sophie, salariée dans une entreprise de marketing. Elle a travaillé du 1er janvier au 31 décembre sans interruption. Sophie aura donc acquis 30 jours ouvrables de droits aux congés payés pour l’année, qu’elle pourra prendre à partir du 1er juin de l’année suivante.

 2.       Le calcul des droits aux congés payés

Le calcul des droits aux congés payés peut parfois sembler complexe, notamment en cas de contrat à temps partiel, d’absence, ou de cessation d’activité. Voici les principaux points à considérer pour les droits aux congés payés :

2.1. Temps de travail effectif

Le temps de travail effectif inclut les périodes durant lesquelles le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. Cela inclut :

• Les jours effectivement travaillés

• Les jours de congé pour événements familiaux

• Les périodes de formation professionnelle

• Les jours de congé maladie (sous certaines conditions) : en ce qui concerne cet aspect, depuis 2024 les salariés en maladie ont droit à 2 jours (au lieu de 2.5 normalement) de congés payés par mois par période de référence.

2.2. Cas pratique

Marc travaille à mi-temps (17,5 heures par semaine). Pour calculer ses congés payés, on convertit son temps de travail en jours ouvrables : il aura donc droit à 2,5 jours ouvrables de congés pour chaque mois travaillé, ajusté proportionnellement à son temps partiel (2,5 jours 17.5/35 * 12 mois = 15 jours)

3.       Les absences

Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés, comme :

• Les congés maternité ou paternité

• Les congés pour événements familiaux (mariage, décès, etc.)

• Les congés pour maladie professionnelle ou accident du travail

Jurisprudence

La Cour de cassation a notamment statué que les absences pour accident du travail ou maladie professionnelle doivent être prises en compte pour l’acquisition des congés payés (Cassation. soc., 21 sept. 2005, n° 03-45.170).

4.       La prise des congés payés

4.1. Période de Référence et Période de Prise en compte des congés payés

La période de référence pour l’acquisition des congés payés s’étend généralement du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Les congés doivent être pris au cours de l’année suivant cette période de référence.

4.2. Cas pratique

Claire a acquis 25 jours de congés payés du 1er juin 2022 au 31 mai 2023. Elle pourra prendre ces jours de congé à partir du 1er juin 2023 et jusqu’au 31 mai 2024.

4.3. L’ordre des départs en congés

C’est l’employeur fixe les dates des congés payés en respectant certaines règles et en tenant compte des souhaits des salariés. Il doit établir un ordre des départs en congé en respectant :

• Les nécessités du service

• La situation familiale des salariés, en particulier les couples travaillant dans la même entreprise

• L’ancienneté des salariés

• Les activités éventuelles du salarié durant ses congés (comme des cours ou des formations)

4.4. Jurisprudence

Un employeur ne peut refuser les congés d’un salarié sans justification valable. Dans une affaire jugée en 2013, la Cour de cassation a rappelé que le refus de congés sans justification constitue un abus de droit (Cassation soc., 6 nov. 2013, n° 12-20.002).

4.5. Période de prise des congés

 La période de prise en compte des congés payés est un élément essentiel de la gestion des congés au sein de l’entreprise. Elle permet de planifier les absences des salariés tout en assurant la continuité de l’activité. Cette période est encadrée par des règles strictes visant à garantir à la fois les droits des salariés et les besoins de l’entreprise.

Définition de la période de prise des congés

En France, la période de prise des congés payés s’étend généralement du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante. Cette période permet aux salariés de planifier et de prendre les congés qu’ils ont acquis pendant la période de référence précédente.

Cas pratique

Jean a acquis 25 jours de congés payés du 1er juin 2022 au 31 mai 2023. Il pourra prendre ces jours de congé entre le 1er juin 2023 et le 31 mai 2024.

Fixation des dates de congés

L’employeur est responsable de fixer les dates des congés payés, en tenant compte des impératifs de service et des souhaits des salariés. Pour ce faire, plusieurs règles doivent être respectées :

1. Consultation des délégués du personnel : Avant de fixer les périodes des congés, l’employeur doit consulter les délégués du personnel ou le comité social et économique (CSE) lorsqu’ils existent. Cette consultation permet de prendre en compte les besoins et les contraintes des salariés.

2. Affichage des dates : Les dates de la période de prise des congés ainsi que l’ordre des départs en congés doivent être portés à la connaissance des salariés au moins deux mois avant le début de cette période. Cela permet aux salariés de s’organiser en conséquence.

3. Respect des priorités : Lors de la fixation des périodes de congés, l’employeur doit respecter certaines priorités, notamment :

   • La situation familiale des salariés (ex. : salariés ayant des enfants scolarisés).

   • L’ancienneté dans l’entreprise.

   • Les congés en commun pour les conjoints travaillant dans la même entreprise.

Jurisprudence

Dans une décision de 2012, la Cour de cassation a rappelé que l’employeur doit respecter un délai de prévenance de deux mois avant de modifier les périodes de congés fixées, sauf circonstances exceptionnelles (Cassation soc., 3 juillet 2012, n° 10-14.702).

Congés principal et congés restants

Les congés payés se répartissent généralement en deux périodes :

1. Le congé principal : Une période continue d’au moins 12 jours ouvrables doit être prise entre le 1er mai et le 31 octobre. Cette période permet aux salariés de bénéficier d’une véritable période de repos estival.

2. Les jours restants : Les jours restants peuvent être pris en dehors de cette période, selon les besoins des salariés et les impératifs de service. L’employeur doit veiller à ce que les salariés puissent prendre l’intégralité de leurs congés avant la fin de la période de prise des congés.

Exemple pratique

Pauline, salariée dans une entreprise de services, prend 15 jours de congés payés en juillet pour partir en vacances avec sa famille. Il lui reste donc 10 jours qu’elle peut prendre entre novembre et mai de l’année suivante, selon ses besoins et les nécessités du service.

Modifications des périodes de congés

Les dates de congés payés peuvent, sous certaines conditions, être modifiées après avoir été fixées :

1. Modification par l’employeur : L’employeur peut prévoir de modifier les périodes de congés, mais doit respecter un délai de prévenance de deux mois. En cas de circonstances exceptionnelles, ce délai peut être réduit, mais l’employeur doit justifier cette décision.

2. Demande du salarié : Le salarié peut demander une modification des périodes de congés pour des raisons personnelles ou familiales. L’employeur peut accepter ou refuser cette demande, en fonction des besoins de l’entreprise.

Jurisprudence

Dans une affaire de 2011, la Cour de cassation a confirmé qu’un employeur ne peut modifier les dates de congés fixées moins de deux mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles (Cassation soc., 30 mars 2011, n° 09-71.215).

 5.       Les indemnités de congés payés

5.1. Modalités de calcul

L’indemnité de congés payés doit être au moins équivalente au salaire que le salarié aurait perçu s’il avait continué à travailler pendant cette période. Deux méthodes de calcul peuvent être utilisées :

1. Le maintien de salaire : Le salarié reçoit le même salaire qu’il aurait perçu s’il avait travaillé.

2. La règle du dixième : Le salarié perçoit une indemnité égale à un dixième de la rémunération totale brute perçue pendant la période de référence.

L’employeur doit appliquer la méthode la plus avantageuse pour le salarié.

5.2. Exemple pratique

Jean a perçu 30 000 euros bruts au cours de l’année de référence. S’il prend 10 jours de congé, l’indemnité sera calculée comme suit :

• Maintien de salaire : Si son salaire mensuel est de 2 500 euros, son indemnité pour 10 jours sera de 2 500 / 30 x 10 = 833,33 euros.

• Règle du dixième : L’indemnité sera de 30 000 / 10 = 3 000 euros pour l’année entière, soit 3 000 / 30 x 10 = 1 000 euros pour 10 jours.

Jean recevra donc l’indemnité la plus élevée, soit 1 000 euros pour ses 10 jours de congé.

6.       Cas particuliers des congés payés

6.1. Congés non pris et report des congés

Les congés payés doivent être pris avant la fin de la période de prise des congés. En France, cette période s’étend généralement du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante. Cependant, il arrive que certains congés ne puissent être pris pour diverses raisons, entraînant ainsi des questions sur leur report ou leur indemnisation.

Maladie ou accident durant les congés

Lorsqu’un salarié tombe malade ou est victime d’un accident durant ses congés payés, plusieurs situations peuvent se présenter :

1. Maladie avant les congés : Si un salarié tombe malade avant de partir en congé, il peut demander un report de ses congés à une date ultérieure, à condition de fournir un certificat médical justifiant de son incapacité à prendre ses congés.

2. Maladie durant les congés : Si la maladie survient pendant les congés, les jours d’arrêt maladie peuvent, sous certaines conditions, être convertis en jours de congés payés à prendre ultérieurement. Cependant, cette situation nécessite souvent une décision de l’employeur ou une convention collective particulière.

Jurisprudence

La Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a statué en 2009 que les salariés tombant malades pendant leurs congés annuels peuvent exiger de reprendre leurs jours de congé à une date ultérieure (CJUE, 20 janvier 2009, C-350/06). La France s’est alignée sur cette décision, offrant ainsi une protection accrue aux salariés malades pendant leurs congés.

Congés maternité et paternité

Les congés maternité et paternité sont des périodes spécifiques de congés pendant lesquelles les salariés sont protégés par la loi. Si un congé maternité ou paternité empiète sur les congés payés, le salarié a le droit de reporter ses jours de congés payés non pris à une période ultérieure.

Exemple pratique

Marie, salariée dans une entreprise de télécommunication, est en congé maternité du 1er juin au 30 septembre. Durant cette période, elle aurait normalement dû prendre ses congés payés acquis pour l’année précédente. Son employeur est tenu de lui permettre de reporter ses congés à une date ultérieure, par exemple en les prenant dès son retour au travail.

Report des congés pour raisons d’entreprise

Dans certains cas, les nécessités de service peuvent empêcher un salarié de prendre ses congés durant la période de référence. Par exemple, lors de périodes de forte activité, les employeurs peuvent demander aux salariés de reporter leurs congés. Cependant, cette possibilité doit être encadrée par des accords d’entreprise ou des conventions collectives spécifiques.

Jurisprudence

La Cour de cassation a jugé en 2011 que les congés non pris en raison des nécessités du service doivent être reportés ou indemnisés, sauf si un accord d’entreprise prévoit le contraire (Cassation soc., 20 octobre 2011, n° 09-70.843).

Conditions de report des congés

Le report des congés non pris doit respecter certaines conditions :

1. Accord de l’employeur : Le salarié doit obtenir l’accord de l’employeur pour reporter ses congés. En cas de désaccord, la convention collective ou l’accord d’entreprise applicable peut prévoir les modalités de résolution des litiges.

2. Délai de report : Les congés reportés doivent généralement être pris dans un délai déterminé, souvent dans les 12 mois suivant la fin de la période de référence. Ce délai peut varier selon les accords d’entreprise ou les conventions collectives.

3. Justification du report : Le salarié doit justifier les raisons du report, telles que la maladie, les nécessités de service, ou une autre cause légitime.

Exemple pratique

Paul travaille dans une entreprise de logistique qui connaît une période de forte activité de novembre à janvier. Ses congés payés devaient initialement être pris en décembre, mais son employeur lui demande de les reporter en raison de la charge de travail. Conformément à la convention collective de l’entreprise, Paul pourra prendre ses congés reportés au cours du premier trimestre de l’année suivante.

Indemnisation des congés non pris

Lorsque les congés payés ne peuvent pas être reportés ou pris dans les délais impartis, le salarié peut prétendre à une indemnité compensatrice de congés payés. Cette indemnité est calculée de manière à garantir que le salarié ne soit pas lésé financièrement.

Conditions d’octroi

L’indemnité compensatrice est due dans les situations suivantes :

• Rupture du contrat de travail : En cas de démission, licenciement, ou départ à la retraite, le salarié a droit à une indemnité compensatrice pour les congés non pris.

• Incapacité de prendre les congés : Si le salarié ne peut pas prendre ses congés pour des raisons indépendantes de sa volonté (maladie, accident, etc.), il peut également prétendre à une indemnité compensatrice.

Calcul de l’Indemnité

L’indemnité compensatrice de congés payés est calculée de la même manière que les congés payés eux-mêmes, en utilisant la méthode la plus favorable au salarié (maintien de salaire ou règle du dixième).

Exemple pratique

Lucie a acquis 20 jours de congés payés, mais elle démissionne avant de pouvoir les prendre. Son salaire mensuel étant de 3 200 euros, elle recevra une indemnité compensatrice calculée ainsi : 3 200 / 30 x 20 = 2 133,33 euros.

6.2. Jurisprudence

La Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a jugé que les salariés ne peuvent perdre leur droit à congé annuel payé pour cause de maladie (CJUE, 20 janvier 2009, C-350/06).

7.       Congés payés et rupture du contrat de travail

En cas de rupture du contrat de travail, le salarié a droit à une indemnité compensatrice pour les congés payés non pris. Cette indemnité est calculée de la même manière que les indemnités de congés payés.

Exemple pratique

Laura démissionne de son poste avec 15 jours de congés payés non pris. Son salaire mensuel étant de 3 000 euros, elle recevra une indemnité compensatrice de : 3 000 / 30 x 15 = 1 500 euros.

8.       Congés payés et temps partiel

Les salariés à temps partiel acquièrent des congés payés dans les mêmes conditions que les salariés à temps plein, mais leur rémunération pendant les congés est calculée au prorata du temps de travail.

Exemple pratique

Pierre travaille 20 heures par semaine (50 % d’un temps plein). Il a droit à 25 jours de congés payés par an, mais son indemnité sera calculée sur la base de son salaire à temps partiel.

9.       Obligations de l’employeur

9.1. Affichage et information

L’employeur doit informer les salariés des dates de la période de prise des congés et de l’ordre des départs au moins deux mois avant le début de cette période. Cette information doit être affichée dans l’entreprise.

9.2. Registre des congés payés

L’employeur doit tenir un registre des congés payés, indiquant pour chaque salarié la période de référence, les jours de congés acquis, les dates de prise des congés et les indemnités versées.

> En général, ce registre des congés payés se situe en bas du bulletin de paie. Les mises à jour se font mensuellement avec la préparation de chaque bulletin.

9.3. Respect des droits des salariés

L’employeur doit veiller à ce que les salariés prennent leurs congés et respecter leurs droits en matière de congés payés. Toute infraction à ces obligations peut entraîner des sanctions administratives et des actions en justice de la part des salariés.

9.4. Jurisprudence

Un employeur qui ne permet pas à ses salariés de prendre leurs congés peut être condamné à leur verser des dommages et intérêts. Dans une affaire de 2016, la Cour de cassation a condamné un employeur pour n’avoir pas permis à un salarié de prendre ses congés (Cassation soc., 16 nov. 2016, n° 15-23.090).

Conclusion

Les congés payés sont un droit essentiel pour les salariés et une obligation légale pour les employeurs. Une bonne gestion des congés payés contribue à la satisfaction et à la motivation des salariés, tout en assurant la conformité de l’entreprise avec la législation. En comprenant et en tenant compte correctement les règles relatives aux congés payés, les chefs d’entreprise peuvent créer un environnement de travail harmonieux et respectueux des droits de chacun.

Pour aller plus loin et obtenir des conseils personnalisés, n’hésitez pas à contacter votre expert-comptable spécialisé en droit social. Il saura vous accompagner dans la mise en place et la gestion des congés payés au sein de votre entreprise.

Frédéric JANVIER                                                                                                

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